如何讓員工管理制度變成一種企業文化?豐田生產管理模式如何取得成功?

正所謂:「不以規矩,不能成方圓。」公司必須建立完善的員工管理制度,才能確保公司穩定長久的發展,一套有效的員工管理制度並不是單純的約束與限制,而是可以內化成公司的企業文化,成為凝聚團隊的向心力根源,對員工激勵也能帶來積極的作用。

圖像來源/pexels

正所謂:「不以規矩,不能成方圓。」公司必須建立完善的員工管理制度,才能確保公司穩定長久的發展,一套有效的員工管理制度並不是單純的約束與限制,而是可以內化成公司的企業文化,成為凝聚團隊的向心力根源,對員工激勵也能帶來積極的作用。

 

如何建立員工管理制度?

員工管理制度關乎公司業務的運作流程,也關乎員工在制度下能為公司帶來的效益。自由彈性的制度雖然可以提高員工對公司的忠誠度,但是如果員工沒有相當的自律能力,那麼主管需要花費更多的溝通成本來監管員工績效;微觀管理雖然會給員工工作壓力,但是主管可以更加了解員工的工作成效,並且直接指出員工需要改進的地方,讓團隊成長更加迅速。那麼,身為一家公司的掌舵者,該如何制定出最適合公司的員工管理制度呢?

 

  • 員工管理制度應與公司願景有緊密的連結

公司是一個組織,而非個體,而員工管理制度決定了這個組織的行事風格。員工管理制度與公司願景之間的連結可以讓員工明白制度背後的意義,從而更加了解公司的經營方向,由此催生員工的使命感及責任感,讓他們願意遵守制度及規則,並且也可以成為員工進步及成長的工具;若是員工管理制度與公司願景相違背,那麼員工管理制度將會淪為流於形式的枷鎖,無法為任何一方帶來實質上的效益。

 

  • 注重團隊合作及全員參與

在傳統管理之下,基層員工只負責執行,因此缺少話語權。這會造成員工無法從工作中獲得成就感,用渾水摸魚的態度來對待工作。公司領導者可以利用團隊合作的模式,讓每個員工都參與討論,提升溝通協調的成效。比起讓每個員工單打獨鬥,團隊合作的模式可以增加員工的創造力,大大提升員工的工作熱情。

 

  • 重視教育訓練

外部環境不斷在變化,因此公司的內部實力也需要不斷升級,才能應對時代的變遷。教育訓練的培訓課程需要經過系統性的規劃,再針對各部門的性質去安排。公司領導者需要製造一個培育人才的環境,才可以確保公司永續發展。

 

員工的生產力及創造力都是公司的隱形資產。完善的員工管理制度可以充分發揮員工的生產力及創造力,讓員工為公司創造更大的績效。

 

常見的員工管理制度範疇

員工管理制度必須系統化及持續化,才能發揮其規範的作用。以下介紹幾個員工管理制度下所包含的範疇,供各位參考:

 

  • 考勤制度

考勤制度的意義在於維護企業的日常運作秩序,並且確保員工的勞動效率。考勤制度包括了遲到早退、礦工請假、排班調整、加班時數等等。這套體系可以幫助企業衡量員工的生產力,同時幫助員工融入團隊工作。

 

  • 績效考核制度

績效考核制度可以協助主管追蹤員工的目標完成進度,並且為團隊和個人都帶來激勵的效果。績效考核制度的獎勵需要配合薪酬制度及晉升制度進行配合,否則績效考核只會流於形式,無法起到激勵員工的作用。

 

  • 合理化建議制度

員工發現作業程序以及公司規章制度等等內部問題有需要改善的地方時,可撰寫提案向公司提出建議。若提案可行性高,公司會執行提案內容並獎勵提案者。合理化建議制度可以集中公司全體員工的智慧,找出公司運營中的問題,並且快速改善進步。

 

無論如何,員工管理制度的出發點是為了有效運用員工的生產力,因此制定員工管理制度時還須注意從人性化的角度出發,以免帶來相反的效果。

 

豐田生產管理模式如何取得成功?

眾所周知,豐田(Toyota)是一家銷量排名世界前三的汽車製造商。豐田仰賴其獨特的生產管理方式,在日本經濟蕭條的時期,仍然成為日本首個稅前盈餘超過 1 兆日元的企業。而為什麼豐田生產管理(Toyota Production System, TPS)會聞名全世界?豐田對員工的管理又有什麼特別之處呢?

 

  • 杜絕浪費

豐田將無創造價值的時間都視作一種浪費,如員工閒置等待的時間、缺乏效率的流程等等。這些浪費問題之所以會發生,是因為員工工作負荷不平等、流程安排不當、品質控管不良等等原因所導致的。為了排除這些浪費,豐田建立了適時生產系統(Just-in-Time, JIT)以及自動化系統。適時生產系統可以確保員工只生產下一道工序需要的產品,由此保證生產流程的順暢,避免員工等待需要的零件所造成的時間浪費,提升生產效率;而自動化系統則是確保產品出現缺陷時會自動停止工作,幫助員工發現問題、解決問題、改善問題,由此調動員工的積極性並且有效提升員工的應對能力。

 

  • 實施全面品質管理

歐美的品質管理離不開專家的監管及督導,而豐田的品質管理則是滲透到公司裡的每一個層級、每一個部門、每一個員工。豐田的每一個成員都參與了產品、技術以及服務的品質管理,這種文化讓每個人都非常注重自己的工作質量,充分發揮了每一位員工的使命感及責任感。

 

  • 重視人才栽培

豐田將員工看作長期的財富,而非消耗性的工具。因此,豐田會不斷挑戰員工的潛能,不斷激發員工的天賦,讓這筆財富持續增值。

 

在豐田,優秀的團隊領導者是從組織內部慢慢培養起來的。對豐田來說,團隊領導者並不只是單純指派任務或溝通協調的角色,他們的行事風格必須與公司理念相符合,才能讓員工向領導者看齊學習,創造穩固堅實的企業文化。

 

  • 推行創意提案制度

豐田認為好的產品來自好的想法,因此喊出「好主意,好產品」的口號,將合理化建議制度稱作「創意提案制度」。豐田積極倡導創意提案制度,建立一個管理層與基層員工無障礙的溝通渠道,廣泛征求並採用員工的合理化建議,同時給予做出貢獻的員工精神上以及物質上的獎勵,由此激發全體員工的創意思考,讓所有人積極參與共同打造舒適的工作環境,增強員工的歸屬感。

 

豐田的管理模式來自於美國福特,而豐田在外部限制之下,不得不重新改良美國福特的管理模式以適應日本環境。豐田管理模式的成功在於他們解決了福特模式中的生產成本以及庫存問題,因而獲得了各界高度的讚揚。

 

員工管理的精髓不在於制度的約束力,而是企業文化影響下所形成的共同默契,雖然如此,制度訂定的方向會直接的影響到企業文化的發展,所以一套完善詳盡的制度還是必要的。如果你對員工管理的學問有更多興趣,歡迎聯絡濤濤國際企業管理顧問,掌握更多員工管理的技巧。

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